2−3 行政における文書管理の現状と問題

行政における文書管理はどのように行われているのだろうか。それを知るためには、まず、行政における文書にはどのようなものがあり、またその特徴を把握する必要がある。その際には、文書を分類することが必要であると考えたが、従来の分類では業務的視点から捉えることが難しいため、ここで新たな分類を行った。

さらに、その分類にしたがって、各業務における文書管理の現状を述べ、全般的な問題についてもまとめることとした。現在、文書の流通は依然として紙が使われることも多く、又、電子化が行われていても組織を超えたシステム統合といった動きまでには至っていないのが現状と考えられる。今後は、業務の見直しと情報技術を活用することにより、業務の一層の効率化を行うことが必要である。

2−3−1 行政における文書の分類

行政における文書管理を把握する上では、文書を整理・分類することがまず必要であると考えられる。そのため、我々は行政において共通認識となっている分類方法について調査を行ったが、特に広く認められているものは見あたらなかった。総務庁が分類しているものとして、事務的視点からの分類、情報公開基準からの分類があるので参考までにここで紹介する。しかし、我々は文書管理を通した行政の業務改善を考えていくことを目的としているため、改めて、業務分野別に捉えた分類方法を提示している。

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