第　2　章

行政における文書管理の現状

行政における業務の推進において文書は切り離せないものであり、意思決定、伝達、記録などを行うための手段となっている。したがって、文書を適切に管理することは、行政における業務を効率化し、国民サービスを向上するために有効である。しかし、文書の在り方及び、その管理方法については様々な検討の余地がある。例えば、文書の電子化による作業効率の向上、文書流通の見直しによる意思決定の迅速化など、様々なものがあげられる。

又、情報化の急速な進展に伴い、文書管理の在り方が考え直されつつあり、行政においても新たな取り組みが開始されている。このような動きはますます活発になる。

行政における文書の在り方とその適切な管理方策について考えるにあたり、本報告書では、文書とは何か、文書の管理とは何か（以降、文書管理と呼ぶ）について明確にすることが必要であり、定義を行った。

次に、情報技術の推進は文書管理を抜本的に改善する可能性があると注目されているため、行政機関における取り組みを示した。中央省庁を始めとして、具体的な取り組みが進められている一方、課題も残されていることがわかった。

さらに、文書管理の最善の在り方を考えるにあたり、現在行政における業務がどのようなものであり、又、どのような文書を扱っているかということを明確にする必要があると考えた。そのため、従来の分類方法を参考にしつつ、ここでは業務という視点を中心としてあらたな分類を行っている。

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