マーケティング係
あなたのグループの魅力を高めたいなら、マーケティング係の担当を決めるとよいでしょう。担当者は環境保全グループの合同集会に出席したり、講演したりして、コーディネーターや広報係と一緒にグループの宣伝をします。また、Tシャツや車のステッカーなどの広報用グッズの販売も行いますから、恐らく広報係の補佐的な役目を果たすことになります。
＜会議＞
第1回目のグループ会議
グループの発足を公式に行う予定ならば、そのための会議を必ず開催しなければなりません。会議の議題には作業のプログラム、グループの目的、銀行口座の開設などが含まれます。最も重要なことは、どのようにして活動を進めるのか、また、誰が議長、書記、会計係などを担当して、グループを運営するのかを決めることです。
このような委員会は細部に至るまで、第1回目の公開の説明会と同じくらい大切ですが、その時と同数の会員が必要というわけではありません。会員がグループとして初めて集まり、計画を立てることになります。従って、会議が円滑に運ぶように準備しておかなければならないし、コーディネーターは会議で決定すべき事項をよく考えておかねばなりません。基本的な組織の構成が早いうちに合意に達したら、主要な役職は短時間で決まるでしょう。
あなたのグループの構成がどのようになろうと、グループが成功する秘訣は効果的に、的確に物事を決め、必要以上に時間を割かないことです。
会議の運営
生産的で充実した会議の運営のためには、以下のことを考慮します。
場所
会議の場所は快適で、交通の便がよく、冬期ならば暖かく、静かでしょうか。会員には禁煙をお願いしますか。会議で喫煙するメンバーが1、2人いたら、会員の中には会議への出席を取りやめる人がいるかもしれません。会員は会議のある場所に楽に行くことができて、終了後に安心して帰宅できるでしょうか。数カ月毎に会議の場所を再検討する方がいい。どんな場合でも最悪の言い訳は、「いつもこうしてきたんだ。」ということです。
会員に通知する
会議があることを知らなければ、会員は会議に出席しません。毎回の会議の日時、場所をどのように通知すればよいでしょうか。次回の会議の詳細を、ニュースレターを発行するたびに載せましょう。新しい会員には地図を送り、会員が会合場所に間違いなく到着できたことが分かるように、会合の場所にはポスターを忘れずに貼っておきましょう。
時間の設定
会議の始まるのが早すぎたら、会員は出席できません。会員には単に会議への出席を求めるのでなく、全員と会議の開始時間について話し合っておきましょう。さらに大切なのは、全員に会議の終了時間が分かるようにしておき、きちんと時間通りに終了するようにすることです。会議で取り決めなければならないことを、1時間半で終了できるようにしなければなりません。
