7 応援協定，条例等
(l)対象とするデータのデジタル化方法
これらのデータは，単なる文字(テキスト)データの集合というよりは，規範化されたデータとして性格つけられるため，災害予防・災害応急対策等の防災対策の利用場面や目的に応じて必要なデータが引き出せるようなデータ化が求められる。データベース化のほか，長文データ検索ツールを活用した利用やが効果的と思われる。
これらの書類は量も少なく，直接手入力を用いてもさほどの負担にはならない物と思われる。OCR変換手法を取り入れた環境が整備されていれば，より容易にデータをデジタル化する事ができる。
ワープロなどにより打ち込まれた文章などはデータ変換ツールによってコンピュータ上の環境に移すことができる。
作成保存されたデータはPDFなどのプラットホームを選ばない標準化されたフォーマットヘ出力することにより誰でも環境に左右されずに自由に閲覧可能なデータとして保存することもできる。
(2)デジタル化資料の有効利用
応援協定，条例等は，常に防災担当者が必要なときに利用できるのが望ましいと思われるので，利用者の使用ソフトを統一して，相互に同一の内容が見れるワープロソフトの共通化のほか，PDFなどのフォーマット形式にて保存され，インターネットを介して情報の発信を継続して行えるようにする方がよいと思われる。
PDFなどのフォーマットでの出力が難しいときは，HTML形式を利用してインターネットへ載せることも可能である。ワープロソフトなどには標準でHTML形式へ出力する機能が備わっているものも登場してきている。
