ただし、引かれ船等にあっては船長と認められる者が乗り込んでおらず、かつ、船舶内を設置場所にすると紛失のおそれもあることから引かれ船等の所有者がその事務所に備え付けなければならないこととなっている。
なお、有害液体物質記録簿の保存期間は、油記録簿と同様3年間である。有害液体物質記録簿へ記載する場合の注意事項は次のとおりである。
1] 有害液体物質記録簿への記載は、規則第1号の4の4様式の備考の表に掲げる作業を行った場合に、該当する符号を記入し さらに作業の詳細について時系列に該当する番号及び必要な詳細事項を記載しなければならない。
2] 完了した作業については、速やかに当該作業の責任者(有害液体汚染防止管理者の選任されている船舶にあっては有害液体汚染防止管理者、その他の船舶にあっては船長をいう。以下同じ。)が日付を付して署名しなければならない。また、記載が完了したページには、速やかに有害液体汚染防止管理者(有害液体汚染防止管理者が選任されている船舶に限る。)及び船長が署名しなければならない。
3] 備考の表に掲げる作業以外の作業であって、当該作業の責任者により記録が必要と判断された事項については、符号(K)を記入したうえで、詳細事項を記載しなければならない。
4] 有害液体物質記録簿への記載は、容易に消せない筆記用具(万年筆、ボールペン等は可、鉛筆は不可)により記載し、誤って記載した場合には誤記内容が確認できるよう一本の棒線により株消し、当該作業の責任者が署名したうえで正しい記載を迫加しなければならない。
5] 有害液体物質の取扱いに関する作業が受入施設を利用して行われた場合は、その都度、当該利用に関する事実を証する書類(記載事項(i)沿岸受入施設への移し入れ日、(ii)移し入れ作業の行われた場所、(iii)移し入れた廃有害液体物質の名称及び分類、(?)移し入れ量)を有害液体物質記録簿に添付しなければならない。
6] 油記録簿と同様に国際海洋汚染防止証書を受有する船舶については、日本語に加え英語又はフランス語により記載しなければならない。
