2. 行事関係について
(1)本会会長主催レセプション
日時 1999年10月20日(水)18:00〜20:00
開催場所 ホテルアジュール竹芝 14階 天平の間
出席者 会議出席者及び同伴者(41名)、 招待者及び主催者(25名)、 関係者、通訳者、本会職員等(12名) 合計78名
本会会長主催のレセプションは、上記の日時場所において約80名の参加を得て立食で行われた。外国代表の方々も大いに食べ、飲み、そしてにぎやかに語り合う盛大なパーティーであった。
レセプションを開催するに当たっては、準備委員会の行事小委員会が担当して、種々の検討を行った。例えば、添付資料28に示すレセプションのシナリオを作成して事前にシュミレートした。
会場は、ホテルアジュール竹芝14階の天平の間であるが、事前に下見をして、お客様の流れを想定して、シナリオに反映させたり、手順、配置などを検討した。天平の間の平面図を添付資料29に示す
このレセプションヘの招待状(添付資料30)は、出席者に対してはTC8会議の初日にカバンに入れてお渡しした。また、日本の招待者に対しては、添付資料31に示す御案内状を添付して送付した。
日本の招待者リストを添付資料32に示す。
レセプションでは、本会会長と運輸省海上技術安全局長から、冒頭に挨拶を行った。南会長の挨拶文を添付資料33に、また谷野局長の挨拶文を添付資料34に示す。
(2)レデイスプログラム
日時 1999年10月21日(木)8:20〜17:00
内容 はとバスによる都内観光
参加者
Mrs. van Dijk(デンマーク)
Mrs. Palomares (スペイン)
Mrs. Robertsson (ノルウェー)
Mrs. Vieira (ポルトガル)
Mr. Nato (ポルトガル)
Mrs. Hime (アメリカ)
Mrs. Stenson (アメリカ)
Mrs. Piersall (アメリカ)
添乗者 赤坂、佐藤、栗原(JMSA)
外国委員の同伴者は、8名であった。タクシーによる送迎を考慮して、本会職員3名が添乗した。この日夕刻6時から、次の行事が控えているので、午後5時までにホテルに戻れるようなプログラムを選定した。
このレディスプログラムを実行するに当たっては、実行委員会行事小委員会で添付資料35に示すシナリオを事前に作成しておいた。
観光した主なところは、明治神宮、国会議事堂、皇居東御苑、浅草と仲店、昼食、東京湾遊覧、銀座などである。
添乗者には、携帯電話を持たせ、各ポイントでの連絡を取り合い、安全を確認しながら行った。
なお、このレディスプログラムヘの招待状(添付資料36)は、事前に登録されていた同伴者のいる委員の方々にTC8会議の初日に別封筒に入れて手渡した。