2. 事務局における事前準備
事務局は、ISO/TC8 1999年東京会議準備部会の審議に基づく準備作業に加えて、この部会の下に設置した添付資料4に示す4つの小委員会の活動をとおして各種の事前準備を行った。
この小委員会は、添付資料6に示すように本会の役職員で構成した。まえがきで述べたように、平成11年6月から、我が国は、ISO/TC8の幹事国になったので、このISO/TC8の会議はホスト国である前に主催国である。
また、ISO/TC8/SC6及びISO/TC8/SC9も我が国が幹事国であり、同様に主催国でもある。このためホスト国としての準備の他に、主催国としての業務は、国際部が主体となって準備を進めた。
これら全体の作業は、添付資料7に示す大枠のスケジュール表を作成して実行していった。主な事前準備の内容は、次のとおりである。
(1)合同小委員会
全役職員が集合して、合同小委員会を開催し、会議開催の日時、場所等の認識をするとともに、準備すべき内容、各役職員の役割分担等について決定した。
(2)総務小委員会
入国ビザに関し、事前に必要国の調査を行い、手続きに時間を要する国には注意を喚起するようにした。実際に入国ビザの手続きを行った国は、ロシア、ポルトガル、ルーマニア、中国の4ヶ国であったが、会議に出席したのは、ロシアとポルトガルの2ヶ国であった。
会議出席者に記念品を出す慣例があるので、この準備を行った。記念品としては、ファイバー製のカバン、筆記用具5本セット、消しゴム、付箋、罫紙を用意し、手渡す時にこの中にレセプション等の招待状も入れた。
出席国の国名プレートを整備した。これは、前回使用したものを主体とし、不足している国を追加作成したものである。
会議場周辺のレストラン、銀行などを調査し、地図を作成して出席者全員に配布した。
(3)財務小委員会
各団体からいただく拠出金については、本会役員が直接お願い状を持って、各団体へお伺いしてお願いした。拠出金額については、平成10年度開催した準備部会で決定していたが、平成11年7月7日開催した同部会で再確認した。
本会会員、主としてJISメーカに対する拠出のお願いは、平成11年5月26日に開催したJISメーカ委員会で、再確認していただくと共に、この他ISO/TC8に関係すると思われる会員に対して、拠出金の依頼をした。
