シート18
コミュニケーションを円滑にするには
コミュニケーションを円滑にするには、組織の構成員は次の点に注意する必要があります。特に、監督者は、上司と部下の間をつなぐ連絡部分に位置しており、よりよいコミュニケーションの核になるよう努める必要があります。
1 同じ組織の一員であるという自覚を持つ
コミュニケーションの相手も同じ組織の一員であり、同じ組織目標の達成に向けて努力しています。自らの所属部署の損得といった狭い意識ではなく、組織全体の円滑な業務遂行という観点に立ち、率直にコミュニケーションを図ることが大切です。
2 誰に伝えるかを決めること
コミュニケーションの相手を誰にするかは非常に重要です。コミュニケーションは、情報を送り、相手が受けることにより終了するわけですが、情報を受けた相手がその情報をどう判断し、どう行動するかが重要だからです。伝える相手を誤ると、せっかくの情報が活かされないおそれがあります。
3 相手の立場や意見を尊重する
自分の立場や意見を押し通し、相手の立場や意見を無視するようでは円滑なコミュニケーションは成り立ちません。相手の立場や意見さらには感情を理解することが大切です。
4 伝える内容を整理する
伝える内容を整理して相手に伝えないと、相手は内容が理解できずに混乱したり、誤った理解をしたりすることになります。発信者は伝える内容を知っているから少々内容が整理されていなくても理解できるかも知れませんが、相手にとっては未知の内容であり、一度聞いたぐらいでは理解できない可能性があります。5W1Hに配慮するなどして、内容を整理してから相手に伝えましょう。
5 適切な媒体や表現を選ぶ
伝えたい内容を確実に理解してもらうには、コミュニケーション媒体の選択は重要です。分かりにくい言葉や数字などを口頭で伝えると、間違って理解されることがあります。また、話し言葉では同じ発音でも意味の違う言葉や難解な言葉もあります。紙に書いたり、やさしい言葉を使うなどの配慮も大切です。視覚に訴えたり、たくさんのことを一度に伝えるのではなく、小さく区切って伝えることも有効です。なお、他の人を介して伝達せざるを得ないときは、より適切な伝達経路・媒体を選ぶ必要があります。
