2 ワープロソフト等によるデータの作成手法
デジタル化を必要とする各種防災資料のデータ属性をみると,ほとんどが文章を中心とした文字データであり,それ以外に図表や画像などがあるが,これまでにデジタル化されたデータとして一般的なものは,ワープロ専用機やパソコン上で作動するワープロソフトなどを用いて作成された文字データである。
表やグラフなどの数値を含む各種計算データなどは,表計算ソフトなどを用いて作成するのが一般的である。表計算ソフトは,ワープロなどで作成しにくい計算データのない作表ツールとしても使われることが多い。
アンケートの集計データなどの過去の数値データは,OCRを用いてデータベースへ取り込むこともできる。取り込んだ数値データは,後からデータを継ぎ足したり訂正することもでき,テキストデータとして保存するよりも高度な活用法が期待できる。
ワープロ専用機には各メーカーより多数の機種が存在し(書院,CANOWORD,OASYS等),それぞれのハード間のデータに基本的に互換はない。パソコンにも幾つかの種類が存在し(Macintosh,DOS/V,PC98など),その上で作動するオペレーティングシステム(OS)にも幾つかの種類がさらに存在し(MacOS,MS-DOS,Windows3.1,Windows95,WindowsNT,UNIXなど),それらOS上で作動するワープロソフトにも多数の種類が存在している(MS-WORD,一太郎,EG-WORD,クラリスワークスなど)。
現在のところ,これら各アプリケーション間での完全な互換性はない。(3.2「電子媒体データの活用手法」を参照。)