1−1 導入目的の明確化
一般的にシステムを導入する場合、そのシステムを導入する目的を明確にする必要がある。グループウェアの導入においても例外ではなく、その導入目的を明確にせず導入した場合、導入効果が半減する可能性がある。しかし、グループウェアとは、庁内におけるプラットフォーム的な性格が強いため、個々の業務システムのように、目にみえた効果を明確にしづらいのが実態である。その上、「グループウェア」という甘い響きから、単にグループウェアを導入すれば効果が現れるという錯覚に陥り易い。ここで重要なことは、単にグループウェアを導入することが最終目的ではなく、事務改善や事務の効率化のために、如何にグループウェアを活用していくかということである。従って、行政情報化や事務改善などの大局的な目標の基に、文書管理の徹底や施設予約の自動化などの具体的な目的を設定し、当面の目的を満たしつつ推進していくことが必要となる。
1−2 導入対象部署の検討
グループウェアを全庁的に導入する場合、地方公共団体の規模によっては、短期間の間にすべてを整備することは困難である場合が多い。また、すべてを一括で整備できる状況にあるとしても、運用又は利用に耐えられるか、問題などが発生しないかなどを検証する必要が生じる。従って、ある特定の導入対象部署にグループウェアを試験的に導入し、実用性等の検証を行ったあとに企庁へ広げていくことが望ましい。なお、導入対象部署の選定は、概ね以下の条件を満たす部署が望まれる。
1. 企画部門、情報管理部門など、庁内のOA化を推進する立場にある部署
2. OA機器が積極的に利用されている部署
3. 比較的効果が現れやすい事務を所有している部署
4. 情報化に対して積極的な部署
1−3 導入及び運用体制の検討
一般的に、個々の業務システムの導入及び運用に際しては、業務主管部門が主体となり情報管理主管部門がサポートする形で推進されている。しかし、グループウェアとは多くの部門に関連するシステムであるため、その導入あるいは庁内におけるコンセンサスを得るためには、ある一部の部門だけですべてを推進していくことは困難であると考えられる。
