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5 集荷業務及び発送準備作業
（1）保管料は10日毎の請求であるので出来る限り区切りの良い時期に委託業者の倉庫に搬入できるよう、提供者の理解を得て調整の上集荷日を決定する。また、輸出作業等のため一方の委託業者から他の委託業者に荷物を移管する場合、二重に保管料が掛からないように、或いはどちらか一方の業者が保管料請求において不利益を被らないよう運搬日を設定する。
（2）小口集荷については、適宜処理する。
（3）集荷業務の委託先は、図書提供者の要望（運送業者の指定、図書箱詰業等）を考慮するとともに、提供者の地域、量により合理的な運送形態（宅配便、赤帽、一般運送業者）を選び、必要に応じ見積もり合わせを行い委託先を選定する。
（4）集荷図書の棚入れの際、書籍・雑誌、和・洋書、人文社会、理工、医学別に区分する。
（5）不要図書は別置区別し、それらの処理・手続き等を明確化する。
（6）送付図書の手入れ
（1）蔵書印がない図書（主に個人寄贈分）及び新刊図書については、寄贈印を押印する。（寄贈シールは不可）
（2）蔵書印のある図書については、蔵書印の個所に寄贈シールを貼付する。
（3）除籍印または廃棄印、或いはその趣旨の印がある場合は、その個所を研磨、あるいは無地シールを貼付するなどにより、イメージ・アップを図る。
（4）「汚れ」のある図書は研磨により「汚れ」を除去するが、研磨を要する「汚れ」の度合いについては、日本科学協会が予め委託業者に説明しておくものとする。
（5）上記の作業過程において、図書の外観、古さ、汚れ等から活用できないと委託業者が判断する図書がある場合については、それらを別置きし日本科学協会の判断に基づき適切に処理するものとする。
（6）図書カード及びバーコード除去は省く。
6 各大学向け図書選定リストの作成、選定及び送付大学との調整
（1）送付大学向け選定リストの作成（書名、出版社、発行年、価格の入力）
（1）書籍、雑誌の巻・号は書名の一部であるので省略しない。また、略書名は不可。
（2）図書選定リストは、同一書名、巻・号、順に並べ替える。
（3）定価表示のない図書の価格については、一律1,000円とする。
（4）寄贈図書とともに既存の図書リストが提供されたものの、図書選定リストとしての必要項目の一部（書名を除く）が欠落している場合、それらの送付先が決定している際に限り、欠落項目を改めて補う必要はない。
（2）選定リストに基づき活用の可否を判定し送付予定図書を再選別する。更に、不要図書は別置区分し、それらの処理については明確にする。
（3）選定リストによる分野、図書内容等を考慮した大学別の選定及び寄贈計画原案の作成
但し、雑誌・逐次刊行物については、データ・べースを活用し、送付済み雑誌・逐次刊行物の継続性、欠号分の補完または、二重送付の防止を図るための作業を行うこととする。
（4）寄贈計画原案について相手大学との調整及び寄贈計画の作成
但し、1大学に対する寄贈冊数は、1回につき原則として1,000冊以上とする。（1,000冊に満たない場合は次回分と合わせて送付する。）
7 船積み及び輸出に係る業務
寄贈対象大学の中国における輸入手続促進のため、輸出リストを事前に送付し、リストの翻訳のほか、輸入手続の事前準備等の諸作業を早急に行うように大学側に依頼する。
（1）輸出リスト作成における寄贈図書の価格指定
単行本、製本雑誌、製本技報等 50円
雑誌（技報等を含む。） 10円
（2）輸出手続
輸出書類の整備
・寄贈書（理事長名）2部
・インボイス（送り状）
・パッキングリスト（箱番号を明記する）
・寄贈図書定価リスト（輸入手続きには必要ないが、参考資料として大学に送付）
・無木質包装証明書
・B/L（船荷証券）コピー
・コンテナー詰貨物証明書（輸出業者対応）
（3）大学へ必要書類の送付
・インボイスが整備され次第、寄贈書、インボイス及び輸出リストを一括送付し、輸入手続を依頼する。
・B/L及び無木質証明書が整備され次第、一括送付する。
参考資料として、正規価格を表示した図書（定価）リストを同封する。
（4）船積み及び現地到着日時等を委託業者と綿密に連絡・調整する。
（5）荷物が現地に到着次第、現地委託業者は大学に通関手続きを促す。
（6）寄贈図書が大学に到着後、大学に受領書を依頼する。
8 不要図書類の廃棄
収集図書の選定・選択により生じた不要図書は、委託業者を通じて「廃棄物の処理及び清掃に関する法律」に基づく適正な処理（溶解等）を行う。その際廃棄業者が発行する「溶解証明書」等を保管し、収集図書が寄贈目的以外には使用されない旨を明らかに出来るようにしておく。
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