[II] ホテルの機能と職域の活用
ガイドとしてホテルと接触する部門について、以下の職域・機能を理解して、適所への連絡(コンタクト)とか確認(チェック)が必要である。
事前予約
前以てエイジェントが客室の予約を入れる部署は、予約係またはセールス/営業などと呼ばれるフロントとは別のセクッションであり、チェーンホテルの場合には、予約センターとか東案(東京案内所)等と呼ばれるオフィスである場合もある。
事前確認
ガイドが前日または当日に予約の確認、又は問い合わせをする時には、電話でホテルの予約係、又は(団体)セールス、或いはツアー・コーディネータにて行う。ホテルによっては、当日分は既にフロントヘ所管が移されている場合もある。
当該の用件がどのセクションか定かでない場合は、まず交換手/オペレータ(オペ)に手短に用件を知らせて該当のセクションを呼び出してもらう。
Check-in
個人・小人数の客のチェックインの場合は、通常のフロントで行う。
グループの場合は、団体係/ツアー・コーディネーターが担当するホテルが殆どで、この場合にはフロント経由で担当者を呼び出してもらう。大抵の場合、特設デスクにてC'INする。また、団体についての込み入った話は、フロントでは埒があかない。
フロント
Front(Front Office)は；
1] FRONT、ROOM(S)、REGISTRATION、RECEPTION、CHECK-IN等と表示されたチェックイン(登録)を主体としたセクション。
2] 会計、CASHIER、精算などと表示されるチェックアウト/精算並びに両替(MONEY CHANGE)業務を行うセクション。
3] 案内、INFORMATION、CONCIERGE等と表示されるよろづ問い合わせ、案内、伝言(メッセージ)の受け渡し、部屋番号の問い合わせ(ROOM INFORMATION)、切手類の販売(MAIL)、劇場・パッケッジツアーなどの仲介業務を行うセクション。
の3部門から成る。
ベルデスク
バゲジのdelivery、collection、並びにhold baggageなど、宿泊客の荷物を取り扱う。Bell manは、Porter、Pageboyなどとも呼称され、ロビー等で客の呼び出し(paging)も仕事。
客とのミート場所としてベルデスクがよく使われる。
宅配便の仲介業務も行うことが多い。
ベルデスクの総括/責任者がベルキャップテンで、特に団体客の荷物の運搬・集荷に際しては、必要事項を事前にきちんと連絡して協力を要請する。
