(8)その他の準備
ホスト国及び主催国として、各会議を運営するに当たり、次の点に留意して準備を行った。
(a)出席者リスト
各会議の出席者を把握するため、各会議別に出席者リストを事前に作成し、出席者にサインをいただくようにした。TC8及びAGは、会議室前に受付を置いて、本会職員が対応した。一方、SC6及びSC9及びSC10会議では、受付を置かずに、会議開催中に出席者リストを回覧してサインをいただくようにした。
(b)事務作業
会議中に発生する事務作業(ワープロ、コピー、ファックスなど)、外国代表からの問い合わせなどに対応するために人員配置を考えた。
ワープロ作業による文書作成を考慮し、表紙、レターヘッドなどの様式を事前にパソコン内に格納しておいた。また、最近の文書については、フロッピーのコピーをもっていくよう手配した。
また、会議中は、少なくとも1名の職員を会議室に置き、事務局ワークの発生にすぐ対応できるようにし、事務局室には事務通訳を1名配置し、外国代表の問い合わせ等に対応できるようにした。
(c)手持ち資料
会議中に使用することが想定される文書、規定類、カタログなどを選定し、本会から会議場事務局室へ運搬して配備することとした。即ち、TC8、AG、SC6、SC9などのN文書(会議別ナンバー付きの文書)、最近の発信文書、ISO Directives、ISOカタログ、ISO Memento、ISO Liaisonなど、会議中に使用が予想される資料類を準備した。
(d)事務用品
会議中に事務局室などで使用する事務用品を選定し準備した。即ち、筆記用具各種、ホチキス、同針、ハサミ、セロテープ、ガムテープ、クリップ類などを用意した。
(e)席上配付資料
TC8、SC6、SC9などの会議で会議当日に席上で配布する会議資料を幹事国として事前に準備し、コピーしたものを事前に運搬しておいた。
