(4)行事小委員会
(a)レセプション
立食形式のレセプションを行うこととし、招待者数80名で計画することとした。
また、会場は、会議場所と同じホテル内で行うこととした。招待者については、会議出席者の他、前回のTC8会議時の例を参考にして選定した。
招待状は、TC8会議出席者には会議初日に渡すカバンの中に入れておくこととし、国内招待者には別途作成した案内状を添えて送付した。
招待者には、全員胸花と名札を付けることとし、その手配をすると共に、当日の受付作業の方法等を決定した。
(b)レデイスプログラム
同伴夫人を招待した行事を行うのが慣例となっている。そこで、はとバスによる都内観光を行うこととした。同伴者が予想以上に多くなったため、3名をアテンダーとして付けることとした。
はとバスのチケットの予約、購入は直接行うこととした。はとバスのコースとしては、2種類あったが、その後のスケジュールを考え合わせ9:00発、16:30着のPanoramic Tokyoというコースを選定した。
(c)エクスカーション
エクスカーションは、何日に何を行うかで決定が遅れた。これはISO/TC8議長のCapt.Piersallがプライベートのパーティーをする慣例があるとの情報により、日時の調整がつかなかったことによる。そこで両者を合体して"Evening with ISO/TC8 Chairman"と名付けたイベントとすることで議長の顔も立て、本会のイベントも行えるよう日程調整を行い10月21日のTC8会議終了後の夕刻とすることで決着させた。
エクスカーションの内容としては、各種候補にあげて検討したが、時間が夕刻以降という制約、また予算上の問題もあって屋形船遊覧とした。
なお、屋形船遊覧を決定するに当たっては、下見を行って確認した。
(5)会議小委員会
会議はホテルアジュール竹芝の16階にある曙の間で開催することを前年度内定させ、予約をしておいた。この会議場の選定は、ISO/TC8議長Capt.Piersallの海が見える場所という要望に応えたものである。
会議場のレイアウトを添付資料8に示す。会議はビジネスライクに行うこととし、特に開会セレモニーのようなものは計画せず、必要あれば専務が挨拶をすることとした。会議当日の出席者の受け入れ方もなるべく簡単にするようにし、名札は付けないこととした。
会議場に常備する飲料水、コーヒーブレークなど会議中のサービス方法については、ホテル側と再三に渡り協議を行って決定していった。
会議中に行う作業の分析を行い、それぞれの担当を決定し、会議の運営がスムーズに行えるよう検討した。その内容は、添付資料9に示すようにそれぞれの会議別、日別に行った。
またTC8/SC10会議は、会場の都合で10月19日に目白の本会で開催することになり、その日は手が2分割されるが、細かい計画を検討して対応することとした。その作業内容を添付資料10に示す。
