安くできる印刷の技術は飛躍的に向上していて、旧式の複写機に取って代わりつつあります。旧式の機器の使用は避けましょう。インクで汚れたニュースレターは、一般大衆のグループヘのイメージを悪くするだけです。
コピーが何部必要か調べ、最適な価格を知るために多くの印刷業者に印刷代を問い合わせましょう。定期的に印刷する必要があることが分かっていれば、印刷業者と直接会って話し会い、信頼関係づくりをしてみましょう。そうすればきちんとした仕事をしてもらえると信頼して印刷をお願いすることができます。色つきの用紙や、2色以上のインクが利用できることも検討しましょう。A4用紙を3つ折りにして作った折り込み印刷の価格は以下の通りです。(1995年の価格です。)
コピー(白い用紙)
300枚で50ポンド、650枚で100ポンド
印刷(白い用紙に1色で)
600枚で50ポンド、2000枚で100ポンド
印刷(クリーム色の用紙に2色刷りで)
400枚で50ポンド、1200枚で100ポンド
以上のように、コピーよりも印刷のほうが経済的な場合があります。資金が十分になれば、多色刷りも利用できます。
記録の保存
グループの活動の適切な記録は、資金集め、広報活動のために大切で、グループの存在の証明になります。記録つけは時間の有効活用なのですが、多くのグループが記録をつけません。記録は現場管理の重要な参考資料にもなります。
記録つけの利点は、あなたのグループの活動や作業を改善できることです。成功したことを記録してあれば、再度成功するための参考になります。失敗したことを記録すれば、将来同じ失敗を繰り返さないための参考になります。
記録があると、新人ボランティアがあなたのグループの過去の業績を知る上でも便利です。
[記録すべき4つの重要事項]
実施した全プロジェクトのリスト
ここには、プロジェクトの現場、日時、作業内容、トレーニング受講者の氏名、全ての費用、参加者全員の氏名を記録しておかねばなりません。各プロジェクトの写真を、作業前、作業中、作業後に分けて撮影しておけば、作業でどのように変わっていったかが分かります。カラースライドがあると話し合いの時に便利です。プロジェクト報告書の見本があります。
