2 ワープロソフト等によるデータの作成手法
デジタル化を必要とする各種防災資料のデータ属性をみると，ほとんどが文章を中心とした文字データであり，それ以外に図表や画像などがあるが，これまでにデジタル化されたデータとして一般的なものは，ワープロ専用機やパソコン上で作動するワープロソフトなどを用いて作成された文字データである。
表やグラフなどの数値を含む各種計算データなどは，表計算ソフトなどを用いて作成するのが一般的である。表計算ソフトは，ワープロなどで作成しにくい計算データのない作表ツールとしても使われることが多い。
アンケートの集計データなどの過去の数値データは，OCRを用いてデータベースへ取り込むこともできる。取り込んだ数値データは，後からデータを継ぎ足したり訂正することもでき，テキストデータとして保存するよりも高度な活用法が期待できる。
ワープロ専用機には各メーカーより多数の機種が存在し(書院，CANOWORD，OASYS等)，それぞれのハード間のデータに基本的に互換はない。パソコンにも幾つかの種類が存在し(Macintosh，DOS／V，PC98など)，その上で作動するオペレーティングシステム(OS)にも幾つかの種類がさらに存在し(MacOS，MS-DOS，Windows3.1，Windows95，WindowsNT，UNIXなど)，それらOS上で作動するワープロソフトにも多数の種類が存在している(MS-WORD，一太郎，EG-WORD，クラリスワークスなど)。
現在のところ，これら各アプリケーション間での完全な互換性はない。(3.2「電子媒体データの活用手法」を参照。)
